CHARTE DE CONFIDENTIALITE

Responsable du traitement et délégué à la protection des données

1.1. Dans la présente déclaration de confidentialité, la Fiduciaire BUFISCOM SPRL (ci-après : « BUFISCOM » ou « nous ») vous explique comment elle gère vos données à caractère personnel en tant que « responsable du traitement ». Cette déclaration de confidentialité s’applique au traitement des données personnelles des clients, des clients potentiels (prospects) et des personnes physiques qui contractent avec nous de toute autre manière en tant qu’acheteur ou fournisseur. Nous disposons de deux unités d’établissement et pouvons être contactées par mail à l’adresse mentionnée au point 7.4.

1.2. Toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable sont des données à caractère personnel. Il s’agit d’informations qui peuvent raisonnablement être reliées à un individu.

1.3. Le délégué à la protection des données peut être contacté par email à l’adresse : info@themis-security.be

2. Les données personnelles que nous traitons

2.1. La Fiduciaire BUFISCOM peut recueillir vos données personnelles de plusieurs façons. Nous traitons les données personnelles que vous nous communiquez lorsque vous concluez un contrat avec nous, mais également lorsque vous utilisez nos services et que vous nous communiquez directement ou indirectement des données ou nous permettez d’enregistrer des données sur vos intérêts, votre comportement et vos préférences (cookies).

Informations que vous nous fournissez

2.2. Si vous introduisez une demande, par exemple via le site internet, nous avons besoin des informations personnelles suivantes :

a) Nom, prénom ;

b) Adresse e-mail et téléphone ;

c) Éventuellement d’autres informations qui sont pertinentes pour votre demande, comme par exemple : votre activité ou d’autres options complémentaires.

2.3. Si vous concluez un contrat avec nous, nous avons besoin, selon le type de contrat, de produit ou de service, des informations personnelles suivantes:

a) Nom, prénom, adresse ;

b) Données de contact (numéro de téléphone et adresse email);

c) Date de naissance;

d) Carte d’identité ;

e) Numéro d’entreprise ;

f) Données financières (compte bancaire, financement, leasing, factures).

Ces données personnelles doivent nous être communiquées directement. Si vous ne nous fournissez pas les informations « obligatoires » (qui diffèrent selon le type de contrat) , il se peut que nous ne puissions pas vous fournir le service demandé et conclure le contrat.

Informations sur votre utilisation de nos services et / ou produits

2.5. Si vous faites usage de nos services ou que vous concluez un contrat avec nous, nous traitons les données personnelles dans le cadre de nos prestations de services telles que :

1. La tenue de la comptabilité

2. Conseils relatifs à l’organisation comptable et administrative

3. (Autres missions éventuelles : à compléter à titre facultatif …)

4. La rédaction des comptes annuels

5. La préparation de l’assemblée générale annuelle en vue de l’approbation des comptes annuels.

6. Dépôt des comptes annuels approuvés à la Banque Nationale de Belgique selon le prescrit légal.

7. Assistance relative au respect du droit des sociétés / des ASBL

8. (Autres missions éventuelles : à compléter à titre facultatif …)

9. L’accomplissement des formalités administratives relatives aux obligations fiscales

10. Rédaction et/ou dépôt de déclarations T.V.A. : mensuelles / trimestrielles

11. Rédaction et/ou dépôt des déclarations d’impôts : ISOC – IPP

12. Assurer la défense des intérêts du mandant auprès des administrations fiscales ;

13. Autres missions éventuelles : à compléter à titre facultatif …

14. Conseils relatifs à la constitution d’une société

15. Aide à la rédaction d’un plan financier

16. Informations relatives à l’application de la législation relative aux baux commerciaux

17. Aide à l’obtention de subsides

18. Conseils en termes d’analyse financière de l’entreprise : ex : Ex. tableaux de bord, élaboration de situations intermédiaires …

19. Autres missions éventuelles : à compléter à titre facultatif …

3. Fondements et intérêts légitimes

Nous traitons les données personnelles sur base des fondements juridiques suivants:

a) Consentement

b) Exécution d’un contrat conclu avec vous ou de mesures pré contractuelles

c) Obligation légale

d) Exécution d’une mission d’intérêt public

e) Intérêt légitime

Nous traitons des données personnelles dans un intérêt légitime lorsque nous utilisons vos données pour fournir des services et du contenu, des produits et des services connexes, pour communiquer avec vous et à des fins publicitaires ou marketing en lien avec des produits ou services que vous avez achetés par le passé. Nos intérêts légitimes incluent, par exemple: marketing et publicité en lien avec des produits ou services que vous avez achetés par le passé, communication, gestion et sécurité informatique, recherche et analyse de nos propres produits ou services, gestion d’entreprise, affaires juridiques, gestion interne et partage avec nos affiliés.

4. Les finalités pour lesquelles nous traitons des données personnelles

4.1. Nous traitons les données personnelles pour les finalités (buts, objectifs) mentionnées ci-après:

a) Maintenir les relations avec la clientèle (y compris pour l’exécution d’un contrat et la poursuite d’intérêts légitimes).

b) Traiter et administrer les commandes (y compris la facturation) pour ré-pondre à votre demande et / ou préparer ou exécuter un contrat;

c) Fournir le service à la clientèle, remplir les obligations légales, traiter les plaintes et les demandes, répondre à vos demandes et exécuter les contrats, ou pour des intérêts légitimes ;

d) Contacter de manière proactive les clients pour planifier des rendez-vous de service, exécuter un contrat ou pour des intérêts légitimes ;

e) Effectuer ou coordonner d’éventuelles actions de rappel, en raison d’intérêts légitimes ou d’obligations légales ;

f) Effectuer des études de marché pour améliorer nos opérations, nos marques, nos services et nos produits, et identifier les souhaits des clients, en raison d’intérêts légitimes ;

g) L’envoi de messages informatifs et commerciaux par courrier électronique, courrier postal ou autres canaux de communication. Pour le marketing direct, vous avez toujours la possibilité de vous désinscrire en vous opposant au traitement, ou en retirant votre consentement si vous l’avez donné.

h) Respecter les obligations légales, régler les différends et faire respecter nos droits ;

i) Améliorer la qualité des données au moyen de l’adresse et du contrôle du code postal, en raison de nos intérêts légitimes :

j) Lier et analyser les cookies de nos sites internet aux données clients que nous connaissons. Nous faisons cela pour adapter le contenu de notre communication autant que possible à vos préférences personnelles, pour la poursuite de nos intérêts légitimes.

5. Tiers impliqués dans le traitement

5.1. Dans certains cas, nous partageons des données personnelles avec des tiers, qui sont des « responsables du traitement» indépendants. Nous expliquons ci-dessous lorsque c’est le cas et pourquoi. Nous pouvons partager des données avec :

1. Les tiers auxquels nous sommes légalement obligés ou autorisés à fournir des données ;

2. Les tiers, si nous soupçonnons une violation des droits des tiers, des infractions pénales ou des abus, s’ils y ont un intérêt légitime ou si ce sont des autorités publiques. Il peut également s’agir d’autorités telles que la police, le ministère public ;

3. Les parties qui nous assistent dans nos services et ne sont pas des sous-traitants de données, et ce, pour la poursuite de ses intérêts légitimes ;

4. Acheteurs ou investisseurs (potentiels), à des fins économiques et commerciales légitimes (telles que la vente d’activités commerciales ou d’actions ou une réorganisation) ;

5. Les parties qui nous assistent dans le développement d’activités de marketing (direct) dans le cadre de la poursuite de ses intérêts légitimes.

5.2. La communication de données personnelles aux tiers visés ci-dessus n’aura lieu que si cela est autorisé sur la base des lois et règlements applicables.

5.3. BUFISCOM utilise également des services tiers qui agissent en tant que « sous-traitants » (par exemple, les fournisseurs de services d’hébergement, certains fournisseurs de logiciels, les fournisseurs de services de mobilité ou des parties qui organisent ou exécutent des actions ou des enquêtes pour nous). Avec ces prestataires, nous sommes obligés de conclure un contrat de sous-traitance qui stipule qu’ils ne traitent que des données personnelles conformément aux instructions et sous notre contrôle.

5.4. Actuellement, nous ne stockons pas de données personnelles en dehors de l’Union européenne. Si des données à caractère personnel devaient être délibérément communiquées hors de l’Union européenne, nous prendrions des garanties supplémentaires comme, par exemple, la conclusion d’un contrat type de l’Union européenne.

5.5. Nos sites internet peuvent contenir des références et / ou des hyperliens vers un ou plusieurs sites internet de tiers. BUFISCOM n’est pas responsable de la manière dont ces tiers traitent les données personnelles. Nous vous recommandons de lire la déclaration de confidentialité de ces sites internet pour savoir et contrôler comment ils traitent vos données personnelles.

6. Marketing, profilage et cookies

6.1. BUFISCOM peut en outre partager votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone avec Facebook afin que Facebook puisse savoir si vous avez un compte Facebook et vous proposer, via le service Facebook Custom Audience, des publicités personnalisées lorsque vous visitez Facebook. Nous utilisons également les services Google pour afficher les publicités personnalisées qui sont compilées sur la base des informations que vous avez fournies au site internet ou à l’opérateur de l’application (par exemple lors de la création d’un compte), de vos activités sur ce site ou cette application (par exemple les pages visitées, les recherches spécifiées, les clics sur les annonces) et des données démographiques et des données sur vos centres d’intérêt et votre foyer. Nous faisons cela pour la poursuite de nos intérêts légitimes. Vous pouvez vous y opposer à tout moment, comme indiqué à l’article 7 ci-dessous.

6.2. En outre, nous et des tiers collectons automatiquement certaines informations sur l’historique de vos activités sur notre site internet et sur des applications tierces à l’aide de moyens automatisés, tels que des cookies, conformément aux préférences que vous avez fournies. Via certains cookies et technologies similaires, des ID de cookie uniques ou d’autres identifiants sont attribués ou collectés. De cette façon, les données peuvent être collectées pendant que vous utilisez le site

internet ou les applications ou lorsque celles-ci fonctionnent en arrière-plan sur votre machine. Nous pouvons les combiner avec d’autres informations vous concernant ou relatives à votre machine, telle qu’une adresse IP. Si nous avons besoin d’une autorisation pour cela, nous vous la demanderons avant de procéder à ce traitement.

6.3. Nous vous invitons à lire notre déclaration des cookies pour plus d’informations sur les cookies et les technologies similaires utilisées et sur la configuration de vos préférences.

7. Vos droits, y compris votre droit d’opposition

7.1. Vous avez le droit de savoir quelles données personnelles nous avons enregistrées à votre sujet et à qui nous avons communiqué vos données personnelles.

7.2. En outre, vous avez le droit de nous demander, dans le respect de la législation applicable, de corriger, mettre à jour, supprimer vos données personnelles, limiter le traitement de vos données personnelles ou de vous remettre vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine pour les transmettre à une autre entreprise.

7.3. Nous sommes tenus d’attirer votre attention sur votre droit absolu de vous opposer au marketing direct ainsi que sur vos droits de vous opposer à tout traitement, en ce compris le profilage, effectué pour la poursuite de nos intérêts légitimes et d’adresser une réclamation à une autorité de protection des données. (L’Autorité de Protection des Données pour la Belgique)

7.4. Les droits d’accès, de rectification, de limitation de traitement, d’effacement, ou de portabilité de vos données, de même qu’un retrait d’accord, peuvent être exercés gratuitement par e-mail, formulaire, téléphone ou courrier aux adresses ou numéros suivants ; E-mail

nadine.dufrene@bufiscom.be

Formulaire via le site internet

https://www.bufiscom.be

Téléphone

+32 2 772 53 00