Votre entreprise n’émet-elle pas de facture pour chaque vente ou prestation livrée?
Dans ce cas, vous devez garder une trace de toutes les recettes dans un journal des recettes.
Qu’est-ce qu’un journal des recettes et chaque entreprise doit-elle en tenir un? Cela doit-il être tenu dans un livre en papier ou peut-il également être tenu dans un journal des recettes digital? Nous en discutons plus en détail dans l’article ci-dessous.
Qu’est-ce qu’un journal des recettes?
Un journal des recettes est un livre dans lequel vous notez chaque jour toutes les ventes pour lesquelles vous n’émettez pas de facture, quel que soit le mode de paiement utilisé par le client (argent liquide, carte bancaire, chèques repas, Payconiq, chèques-cadeaux, virement bancaire, crypto-monnaies, etc.).
Vous ne devez pas enregistrer dans le journal des recettes les ventes de produits ou services pour lesquelles vous établissez une facture.
Le journal des recettes n’est pas un livre de caisse.
Dans le livre de caisse, vous enregistrez tous les achats et ventes faits en espèces (argent liquide ou cash).[1]
Si vous avez plusieurs établissements, en plus d’un journal des recettes par établissement, vous devez également tenir un journal centralisateur dans lequel vous indiquez le total des recettes pour chaque période de déclaration.
Obligations concernant le journal des recettes
Le journal des recettes est une obligation légale pour de nombreux entrepreneurs et commerçants et il faut respecter un certain nombre de règles. Voici un aperçu :
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Inscription quotidienne
Il doit y avoir au moins 1 entrée par jour dans votre journal des recettes.
Vous devez également enregistrer vos recettes nulles en cas de congé, maladie, fermeture, etc.
Si vous utilisez une impression (print), celle-ci doit être une impression quotidienne et non une impression mensuelle.
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Distinguer le taux de TVA
Vous devez inscrire le montant total quotidien par taux de TVA : 0 %, 6 %, 12 % et 21 %.
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Exception : ventes de plus de 250 euros
Les ventes de biens et les prestations de services dont le prix unitaire dépasse 250 euros, TVA comprise, doivent être inscrites séparément et doivent figurer sur une ligne distincte.
Vous pouvez remplacer cette inscription par une inscription globale quotidienne, sous réserve de justification et de description des biens ou services vendus.
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Additionner et clôturer
Vous tenez un journal des recettes d’un an dans lequel vous faites une addition par taux de TVA par période de TVA et clôturez la période.
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Les données ne peuvent pas être effaçables
Vous devez remplir votre journal à l’encre indélébile et non au crayon. Vous pouvez également travailler avec des autocollants et des impressions, mais ils doivent ensuite être collés.
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Corrections
Il est absolument interdit de supprimer ou d’effacer des données, les ratures sont autorisées à condition qu’elles restent lisibles. Si vous avez fait une erreur, vous devez enregistrer la correction séparément. Vous devez inscrire la correction au moment où vous identifiez l’erreur.
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Pages fixes numérotées
Le mot dit tout, un journal des recettes doit être un livre (physique ou numérique). Les pages doivent être liées et numérotées. Il ne doit pas être remplacé par des feuilles séparées.
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Papier ou digital
Vous pouvez choisir entre un journal des recettes en papier ou une version numérique.
Vous devez opter pour un logiciel qui répond aux exigences de sécurité, comme le logiciel de Scrada par ex. https://www.scrada.be/fr/journal-des-recettes/
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Preuves des recettes remplies
La saisie des recettes n’est pas suffisante.
Lors d’un contrôle, vous devez être en mesure de présenter des pièces justificatives telles que tickets de caisse, reçus, agenda, etc.
Alors gardez une trace de tout. Si vous ne pouvez pas fournir de preuve, vous devez remplir chaque vente séparément dans votre journal des recettes.[2]
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Tenir et Garder au siège de l’entreprise
Vous êtes censé tenir un journal des recettes pour chaque établissement et de l’y garder sur place. Dans le cas d’un journal des recettes digital, celui-ci doit être accessible par voie électronique au siège de l’entreprise.
Si vous avez plus d’un d’établissements, vous devez également tenir un journal centralisateur regroupant les recettes de tous les établissements, plus d’informations à ce sujet dans notre article sur le journal centralisateur.
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Durée de conservation
Vous devez conserver votre journal des recettes pendant 10 ans. Si vous disposez d’un journal des recettes numériques, le logiciel sauvegarde automatiquement les journaux des recettes pendant une durée de 10 ans.
Exceptions
Si vous n’émettez que des factures de vente, vous ne devez pas tenir un journal des recettes.
Si vous faites des ventes sans émettre une facture (par exemple un reçu), vous devez tenir un journal des recettes.
Il existe certaines exceptions où vous ne devez pas tenir de journal des recettes;
- Si vous avez un système de caisse enregistreuse dans l’horeca (SCE ou caisse blanche). Avec une caisse blanche, toutes les ventes sont déjà enregistrées correctement. Si vous avez plusieurs établissements, vous êtes quand même obligé de tenir un journal de centralisateur. Vous trouverez plus d’informations sur la caisse enregistreuse SCE ou blanche dans notre article « Qu’est-ce qu’un système de caisse enregistreuse (SCE) ou une caisse enregistreuse blanche ».
- Si vous disposez d’une caisse électronique qui répond à diverses obligations telles que la signature électronique (arrêté royal du 13 décembre 2022).
- Vous bénéficiez d’un régime forfaitaire de TVA.
- Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, comme certaines professions libérales et sociales (article 44 du code de la TVA). Si vous êtes assujetti mixte à la TVA, vous pouvez être amené à tenir un livre de recettes journalières. A ce sujet, voir notre article « Quand facturer la TVA en tant que médecin ou spécialiste ? ».
Amendes jusqu’à 5 000 euros
Le fait de ne pas tenir de journal des recettes ou de le remplir incorrectement est passible d’une amende fiscale non proportionnelle de 50 à 5 000 euros par infraction.
Comment remplir le journal des recettes ?
Vous saisissez quotidiennement les informations suivantes dans un journal des recettes numériques ou papier :
- Date des recettes
- Description des ventes
- Total des ventes quotidiennes TVA comprise
- Total des ventes à 0% TVA
- Total des ventes TVA comprise, ventilé par taux de TVA (6%, 12% ou 21%)
À la fin de la période de TVA, vous faites les totaux par colonne (TVA inclus et exclus) et en plus le total de la TVA. Votre période de TVA varie selon que vous devez déposer votre déclaration de TVA mensuellement ou tous les 3 mois. Si vous êtes une petite entreprise, votre période de TVA est d’un an.
Un journal des recettes numériques (digital) calculent automatiquement les totaux quotidiens et les totaux par période de TVA.
Truc : Que se passe-t-il si votre client demande une facture pour un ticket de caisse ?
Un client vous demande une facture alors que vous avez déjà saisi les recettes dans le journal des recettes?
Vous devez inscrire une correction dans votre journal des recettes le jour où le client demande la facture, en indiquant le numéro de facture et la date à laquelle les recettes doivent être corrigées.
Concrètement :
Journal des recettes papier ou numérique ?
Vous pouvez tenir votre journal des recettes sur papier et sous forme numérique. Les lignes directrices se trouvent dans la circulaire 2020/C/20 du 27.01.2020 du SPF Finances.
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Journal des recettes papier
Si vous optez pour un livre de recettes journalières sur papier, celui-ci doit se présenter sous la forme d’un livre (c’est-à-dire pas de feuilles séparées via Excel), dont les feuilles sont numérotées.
Les inscriptions sont faites quotidiennement et doivent toujours être lisibles et indélébiles.
Les modifications peuvent être biffées, mais doivent rester lisibles à tout moment.
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Journal des Recettes Digital
Depuis 2007, vous pouvez également choisir de tenir le livre des recettes journalières sous forme numérique.
Celui-ci est soumis aux mêmes obligations que la version papier.
Il va de soi que vous devez utiliser un logiciel spécialisé à cet effet et non un Excel.
En effet, les données ne peuvent être modifiées ou supprimées sans laisser de trace numérique.
L’avantage principal d’un journal des recettes numérique est que le logiciel peut souvent faire beaucoup plus que simplement saisir et additionner des montants.
Si vous connectez le logiciel à votre logiciel comptable, les données ne doivent plus être copiées manuellement et il est possible de générer des rapports financiers intéressants.
Exemple : Journal des Recettes Digital de Scrada
Le logiciel de Scrada vous permet de tenir numériquement vos recettes et de les échanger facilement avec le logiciel de comptabilité.
Le logiciel est conforme aux dispositions de la Circulaire 2020/C/20 du 27.01.2020 du SPF Finances et repose sur la technologie blockchain et la vérification cryptographique.
Vous pouvez facilement remplir et consulter vos recettes de manière numérique avec votre smartphone, tablette ou ordinateur.
Vous n’avez plus besoin de tenir un journal des recettes en papier. CQFD
En résumé
Le journal de recettes papier ou digital ne reprend que le total journalier.
Il n’empêche pas l’établissement de la liste du détail de la recette journalière avec les modes d’encaissement ventilés par carte, cash, virement, etc.
Attention : à partir de 2026, (selon le projet de loi actuel), toutes les opérations qui ne nécessitent pas une facture devront être repris dans une Black Box style Horeca (comme c’est déjà le cas en France, en Italie et au Portugal).
